手順を詳しく知る
記者会見：配布資料の目録：読者に渡すファイルを役割で整理する
説明本文・根拠・画像・連絡先の役割を分け、欠品と旧版混入を目録で防ぎます。
こんな方に記者会見の準備・運営を担当する広報・総務担当者
このページでできること会見の配布資料をまとめるための判断材料を整理する。
最初に読む資料を一つ決める
会見概要、発表本文、参考図、画像、登壇者情報を同じ階層へ並べるだけでは、何が本体か分かりません。まず今回の発表を理解する入口を決め、補助資料の位置づけをそこから案内します。ファイル数の少なさが目的ではなく、読者が必要なものへ到達できる構成を考えます。
ファイル名と利用条件を照合する
目録には名称、内容、形式、版、公開可否、問い合わせ先を付けます。画像は写真説明とクレジット、使用条件を別ファイルにする場合も、どの画像に対応するか識別子を合わせます。内部作業用の表、未承認原稿、編集履歴が残ったファイルを配布フォルダーへ混ぜないよう、公開用の置き場を分けます。
受け手の環境から開いてみる
担当者のログインがある端末では開けても、外部の受け手には権限がない場合があります。配布用リンクを予定した権限で開き、本文、画像、目録が取得できるか確認します。圧縮ファイルを使う場合も、中身の一覧と必要な個別ファイルへの案内を検討します。更新後は目録の版も合わせ、どれを使うか受け手が判断できる状態にしてください。
配布資料目録
編集部作成の記入用ひな形です。例示した条件や値は架空例です。実際の内容を入力してください。入力は送信・自動保存されません。移動前にCSV保存できます。
| ファイル名 | 役割・内容 | 版・公開状態 | 受取確認 |
|---|---|---|---|
この手順について
このページの作業手順と記入例は、当サイトが編集した提案です。実在する店舗・企業の運用実績や、制度上の義務を示すものではありません。採用する際は実際の運用条件に合わせて調整してください。