迷ったときに確かめる
会見後に担当が交代するとき、何を渡す？
最新版の資料と残件、公開範囲、回答承認の経路を一緒に引き継ぎます。
このページの目次
こんな方に記者会見の準備・運営を担当する広報・総務担当者
このページでできること会見窓口の担当交代を引き継ぐための判断材料を整理する。
完成資料と残件を分ける
公開済み資料、訂正履歴、会見記録の場所をまとめます。それとは別に、未回答質問、後送資料、個別取材依頼、確認待ちの事項を一覧にします。空欄を完了と読ませず、受領・確認中・承認待ち・送付済み等の状態を付けます。
約束と判断権限を渡す
誰へ何をいつ連絡すると伝えたかを確認します。後任が回答できる範囲と、責任者へ戻す事項を明確にします。担当交代を理由に以前の約束を消さず、守れない見込みがある場合は状況の連絡を判断します。
受領後の確認を行う
資料へアクセスできるか、連絡先が使えるか、根拠の確認先が分かるかを後任に確認してもらいます。個人の保存場所だけに残っている記録は、組織の承認された置き場へ移します。不要になった個人情報の保管は組織のルールに従い、公開用の記録と分けて管理します。
この手順について
このページの作業手順と記入例は、当サイトが編集した提案です。実在する店舗・企業の運用実績や、制度上の義務を示すものではありません。採用する際は実際の運用条件に合わせて調整してください。